Conditions Générales d'Utilisation
Version du 27 décembre 2025
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après les « CGU ») ont pour objet de définir les modalités et conditions dans lesquelles la société DIGITAL SYS, Société par Actions Simplifiée (SAS) au capital fixe, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Rennes sous le numéro 914 181 532, ayant son siège social au 3 Square Paul Féval, 35340 Liffré (France), met à disposition sa plateforme de gestion et de facturation ibill.fr (ci-après la « Plateforme ») et les services associés, ainsi que les conditions d'utilisation de la Plateforme par l'Utilisateur.
En utilisant la Plateforme, l'Utilisateur déclare avoir pris connaissance des présentes CGU et les avoir acceptées sans réserve. À défaut d'acceptation, l'Utilisateur ne doit pas utiliser la Plateforme.
1. Définitions
Les termes ci-dessous auront, dans les présentes CGU, la signification suivante :
- Plateforme : Désigne le service accessible via le site internet ibill.fr, permettant la création, la gestion et, le cas échéant, la transmission de documents/factures électroniques ainsi que la gestion du tiers payant.
- Société : Désigne DIGITAL SYS, société éditrice et exploitante de la Plateforme, dont le siège social est situé au 3 square Paul Féval, 35340 Liffré (France), joignable à l'adresse contact@ibill.fr.
- Utilisateur : Toute personne physique ou morale, professionnelle, utilisant la Plateforme pour les besoins de son activité.
- Compte : Espace personnel et sécurisé de l'Utilisateur sur la Plateforme, accessible au moyen d'Identifiants de connexion.
- Identifiants : Combinaison de l'adresse e-mail et du mot de passe choisis par l'Utilisateur lors de la création de son Compte, permettant son authentification.
- Données Utilisateur : L'ensemble des données, informations, textes, documents, y compris les données de facturation, les données clients, les données comptables et toute autre donnée à caractère personnel, que l'Utilisateur saisit, télécharge, traite ou transmet via la Plateforme.
- Réglementation applicable : Ensemble des règles auxquelles l'Utilisateur est soumis pour la facturation et/ou le tiers payant, selon son secteur d'activité.
- Clé API : Identifiant technique fourni, le cas échéant, par un organisme compétent, permettant l'intégration et/ou la transmission des flux requis par la réglementation applicable.
- Contrat : Désigne le contrat formé entre l'Utilisateur et la Société, comprenant les présentes CGU, la Politique de Confidentialité et les conditions commerciales de l'abonnement souscrit.
2. Objet et Description des Services
2.1 Objet
La Plateforme ibill.fr a pour objet principal de fournir aux professionnels un outil technique pour gérer la facturation et, le cas échéant, le tiers payant, conformément aux fonctionnalités disponibles sur le site ibill.fr.
2.2 Services fournis
La Société met à disposition de l'Utilisateur, via un accès sécurisé sur internet (SaaS), les services fonctionnels suivants, selon la formule d'abonnement choisie :
- Création, édition et personnalisation de factures et d'avoirs électroniques.
- Transmission sécurisée des factures via les interfaces et/ou connecteurs disponibles sur la Plateforme, selon les accès techniques fournis et/ou requis par l'Utilisateur.
- Archivage et gestion (consultation, suivi de l'état) des documents transmis.
- Interface de suivi de la relation client (CRM) et de gestion des stocks (selon la formule).
- Accès à un support technique pour l'utilisation de la Plateforme.
2.3 Limites de la prestation et responsabilité de l'Utilisateur
La Société agit en tant que fournisseur d'un outil technique. La Plateforme automatise la mise en forme et la transmission selon les standards techniques applicables.
L'Utilisateur reste et demeure seul et entier responsable :
- De la conformité légale et fiscale du contenu de chaque facture (exactitude des mentions obligatoires, calculs, taux de TVA applicables, respect des conditions d'exonération, etc.).
- De la validité et de la sécurité des éléments et accès nécessaires à l'utilisation de la Plateforme.
- De se tenir informé et de se conformer en permanence à l'évolution des règles applicables à son activité. La Société met à jour la Plateforme lorsque nécessaire, mais ne garantit pas une conformité automatique à toute évolution légale sans action proactive de l'Utilisateur.
- De la légalité des Données Utilisateur qu'il traite et de s'assurer qu'il dispose des droits et des bases légales nécessaires (notamment le consentement, le cas échéant, au sens du RGPD) pour collecter et utiliser les données de ses propres clients via la Plateforme.
La Société ne fournit aucun conseil comptable, fiscal ou juridique. En cas de doute, l'Utilisateur doit consulter un expert-comptable ou un conseil fiscal habilité.
3. Engagements de la Société et niveau de service
La Société s'engage, dans le cadre d'une obligation de moyens, à :
- Héberger la Plateforme sur des serveurs sécurisés et fournir un accès fonctionnel dans les limites de la disponibilité technique.
- Transmettre, le cas échéant, les factures selon les protocoles techniques applicables au moment de la transmission.
- Protéger les Données Utilisateur conformément à sa Politique de Confidentialité et au RGPD, en mettant en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées (chiffrement, contrôle d'accès, sauvegarde).
- Assurer un support technique, joignable à support@ibill.fr, pour répondre aux problèmes d'utilisation de la Plateforme.
- Informer les Utilisateurs, dans des délais raisonnables, des évolutions techniques de la Plateforme liées aux mises à jour des exigences applicables.
La Société se réserve le droit de suspendre temporairement l'accès à la Plateforme pour des opérations de maintenance nécessaire, en s'efforçant de le faire en dehors des heures habituelles d'activité.
4. Responsabilités et engagements de l'Utilisateur
4.1 Capacité et acceptation
L'Utilisateur déclare être légalement autorisé à exercer son activité professionnelle, avoir la capacité juridique de souscrire au Service et accepter sans réserve les présentes CGU.
4.2 Utilisation loyale et sécurisée
L'Utilisateur s'engage à :
- Utiliser la Plateforme de bonne foi, dans le respect des lois et règlements applicables.
- Assurer la confidentialité de ses Identifiants. Toute action effectuée depuis son Compte est réputée faite par lui. Il doit immédiatement notifier la Société de toute utilisation non autorisée.
- Ne pas tenter d'accéder aux systèmes de la Société ou aux données d'autres Utilisateurs de manière non autorisée.
- Ne pas utiliser la Plateforme à des fins illicites, frauduleuses ou susceptibles de perturber son fonctionnement.
4.3 Conformité légale
Conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, l'Utilisateur, en sa qualité de responsable du traitement des données de ses propres clients, s'engage notamment à :
- Collecter et traiter les données à caractère personnel de manière licite et loyale (Article 15).
- Collecter des données pour des finalités déterminées, explicites et légitimes (Article 16).
- Informer les personnes concernées (ses clients) de l'identité du responsable du traitement (lui-même), des finalités du traitement, des destinataires des données et de l'existence de leurs droits d'accès, de rectification et d'opposition (Article 28).
- Garantir l'exactitude des données et leur mise à jour (Article 17).
- Mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour protéger les données (Articles 40 & 41).
- Conserver les données pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées (Article 16).
- Ne pas transférer de données à caractère personnel vers des pays tiers sans s'assurer que le niveau de protection est adéquat et, le cas échéant, obtenir l'autorisation de l'Autorité de Protection (Article 26).
5. Propriété intellectuelle
La Société est et reste propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle (droits d'auteur, marques, savoir-faire, etc.) sur la Plateforme, son code source, son interface, sa structure et ses fonctionnalités.
L'Utilisateur conserve l'intégralité de la propriété intellectuelle sur ses Données Utilisateur. En utilisant la Plateforme, il concède à la Société une licence limitée, non exclusive et révocable, strictement nécessaire pour héberger, traiter, reproduire et transmettre ces données aux seules fins d'exécution des Services décrits aux présentes (notamment pour la transmission aux autorités et/ou organismes compétents, lorsque applicable).
6. Tarifs, Paiement et Facturation électronique
- Tarifs : Les formules d'abonnement (mensuelles ou annuelles) et leurs tarifs sont présentés sur la page ibill.fr. Les prix sont indiqués en Euros (€), hors taxes applicables. La Société se réserve le droit de modifier ses tarifs, étant entendu que les conditions d'abonnement appliquées sont celles acceptées lors de la souscription.
- Paiement : L'abonnement est payable à l'avance pour la période choisie (mensuelle ou annuelle) et payable dans un délai de quinze (15) jours à compter de l'émission de la facture. Tout défaut de paiement à l'échéance peut entraîner la suspension immédiate de l'accès au service, sans préavis, jusqu'au complet règlement.
- Acceptation de la facturation électronique : En utilisant la Plateforme, l'Utilisateur accepte expressément de recevoir ses factures d'abonnement sous forme électronique à l'adresse e-mail associée à son Compte. Il est de sa responsabilité de conserver ces factures pour ses besoins comptables et fiscaux.
7. Durée, Résiliation et Conséquences
7.1 Durée
Le Contrat prend effet à la date de souscription de l'Utilisateur et court pour la durée de l'abonnement choisi. Il est tacitement reconduit pour des périodes successives identiques, sauf résiliation par l'une ou l'autre des parties.
7.2 Résiliation par l'Utilisateur
L'Utilisateur peut résilier son abonnement à tout moment depuis son interface, sans préavis. En cas de résiliation anticipée, aucun remboursement ne peut être réclamé au titre de la période d'abonnement déjà payée ou déjà commencée.
7.3 Résiliation par la Société
La Société peut suspendre ou résilier immédiatement l'accès de l'Utilisateur, sans préavis ni indemnité, en cas de :
- Violation des présentes CGU.
- Utilisation frauduleuse ou illicite de la Plateforme.
- Défaut de paiement.
- Manquement grave aux obligations légales applicables, notamment en matière de protection des données.
7.4 Conséquences de la résiliation
À la résiliation, pour quelque motif que ce soit :
- L'accès à la Plateforme est désactivé.
- L'Utilisateur dispose d'un délai de 30 jours pour télécharger et récupérer l'ensemble de ses Données Utilisateur depuis son interface. Passé ce délai, la Société pourra procéder à la suppression définitive de ces données de ses serveurs, conformément aux règles applicables en matière de suppression et de limitation du traitement.
8. Protection des Données à Caractère Personnel
Le traitement des données à caractère personnel effectué via la Plateforme est régi par la Politique de Confidentialité de la Société, disponible sur le site ibill.fr, qui détaille les finalités, bases légales, destinataires, durées de conservation et droits des personnes concernées.
La Société agit :
- En tant que responsable du traitement pour les données nécessaires à la gestion du Compte, de l'abonnement et du support.
- En tant que sous-traitant (au sens du RGPD) pour le compte de l'Utilisateur, qui est le responsable du traitement des données de ses clients. La Société traite ces données strictement sur instruction de l'Utilisateur et dans le seul but de fournir les Services.
Conformément au RGPD et à la Loi Informatique et Libertés, l'Utilisateur dispose, sur ses données personnelles collectées par la Société en tant que responsable du traitement, d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation et d'opposition, qu'il peut exercer en contactant privacy@ibill.fr.
9. Limitations de responsabilité
La Société ne saurait être tenue responsable :
- Des dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, perte de données commerciales, etc.).
- Des conséquences d'une erreur, omission ou information erronée fournie par l'Utilisateur dans ses factures.
- Des interruptions de service dues à la maintenance, à des pannes des réseaux de télécommunication (Internet) de l'Utilisateur ou à une indisponibilité des systèmes techniques nécessaires au service.
- D'un non-respect de la réglementation applicable ou des obligations en matière de protection des données par l'Utilisateur.
- Des sanctions administratives ou pécuniaires que pourrait prononcer une autorité compétente à l'encontre de l'Utilisateur pour manquement à ses obligations légales.
La responsabilité globale de la Société, tous faits générateurs confondus, est limitée au montant des sommes payées par l'Utilisateur au titre de son abonnement au cours des 12 mois précédant le fait générateur.
10. Dispositions générales
10.1 Modification des CGU
La Société se réserve le droit de modifier les présentes CGU. Les Utilisateurs seront informés des modifications par e-mail ou par une notification sur la Plateforme. L'utilisation continue de la Plateforme après l'entrée en vigueur des nouvelles CGU vaut acceptation. À défaut, l'Utilisateur doit cesser d'utiliser la Plateforme et résilier son Compte.
10.2 Intégralité
Les présentes CGU, ainsi que la Politique de Confidentialité et les conditions commerciales de l'abonnement, constituent l'intégralité des droits et obligations des parties.
10.3 Nullité partielle
Si une disposition des CGU est jugée nulle ou inapplicable, les autres dispositions resteront pleinement en vigueur.
10.4 Droit applicable et juridiction
Le Contrat est régi par le droit français. En cas de litige, et après tentative infructueuse de résolution amiable, les tribunaux compétents du ressort de la Cour d'appel de Rennes seront seuls compétents, sans préjudice des règles d'ordre public éventuellement applicables.
Pour toute question relative aux CGU : privacy@ibill.fr.